Peran Krusial Pemimpin dalam Proses Perubahan

(Chef Online - Leadership) - Di dunia yang dinamis ini, suka atau tidak suka, kita harus menjalani apa yang disebut dengan perubahan. Transformasi atau perubahan organisasi sudah menjadi sebuah isu global sejak didengungkannya revolusi industri. Organisasi yang ingin menjadi pemenang dalam persaingan bisnis abad 21 harus mampu melakukan berbagai perubahan dan inovasi organisasional dan tidak bisa melepaskan diri dari perubahan yang tak terhindarkan.

Perubahan organisasi menjadi issue yang sangat relevan dalam bisnis sehingga perlu dipersiapkan manajer-manajer yang dapat mengakomodir isu-isu yang berhubungan dengan konteks perubahan tersebut. Misalnya, mengelola ketidakpuasan dengan status quo diantara karyawan, kebutuhan akan model atau visi masa depan yang akan menuntun redesain organisasi dan kebutuhan akan proses perubahan yang dikelola dengan baik untuk membantu karyawan memodifikasi sikap dan perilaku mereka.

Tiga kondisi di atas harus dikelola dengan penuh kekuatan untuk melewati penghalang perubahan yang datang justru dari para manajer maupun karyawan ketika merasakan perubahan budaya. Mereka menganggap dengan perubahan berarti kehilangan kekuasaan atau power seperti bergesernya responsibility dan accountability, kehilangan pola hubungan dengan adanya manajemen baru, kehilangan dalam hal reward khususnya status dan uang serta kehilangan identitas dengan adanya perubahan strategi organisasi.

Di perusahaan tempat saya bekerja, juga sedang diimplementasikan suatu proses transformasi yang tentunya menyita banyak pikiran, tenaga dan uang. Saya sering mendengar percakapan antar rekan-rekan dan bahkan beberapa top manajer yang meragukan apakah proses transformasi akan berlangsung dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan?

Orang-orang lama di kantor saya bersaksi bahwa selama lebih dari satu dekade mereka bekerja di perusahaan yang sama, maka hampir setiap pemimpin ingin tampil melakukan perubahan, namun masalahnya, ganti pemimpin ganti konsep pemikiran, dan akhirnya perubahan2 yang terjadi tidak berlangsung secara berkesinambungan dan belum memperlihatkan hasil yang maksimal. Padahal effort yang diberikan sangat tinggi, bahkan sampai melibatkan beberapa konsultan terkenal di dunia. Melihat kondisi tersebut, saya semakin memahami… tidaklah mudah dalam mewujudkan transformasi, apalagi yang berhubungan dengan organisasi. Makin besar impact perubahan yang diinginkan, semakin besar effort dan pengorbanan yang dibutuhkan. Namun perlu diingat, bukan berarti perubahan tidak perlu atau kita pesimis terhadap perubahan…Perubahan adalah suatu keharusan, jika kita ingin tetap survive!! Namun kita harus benar-benar menyiapkan dan menentukan arah yang jelas yang akan kita capai dan bagaimana mewujudkannya.

Perubahan dilakukan karena di masa yang akan datang diperlukan cara yang berbeda dalam melakukan sesuatu. Tetapi perubahan pasti menghadapi berbagai kesulitan, masalah dan tantangan selama prosesnya, sehingga perlu pemimpin yang kuat dan aktif untuk menghadapinya. Pemimpin memegang peranan penting dan vital untuk menyukseskan proses perubahan dan memberikan hasil sesuai yang diinginkan, dengan menyelesaikan permasalahan yang ada. Meskipun telah ada persiapan dan perencanaan yang cukup, permasalahan dipastikan selalu ada, dan tidak ada jaminan proses ini akan berjalan atau memberikan hasil sesuai yang diinginkan.

Menurut survey McKinsey (2006), hanya 6% dari proyek ini berhasil dengan baik (32% berhasil dengan catatan). Jadi bisa disimpulkan sebagian besar proyek mengalami kegagalan. Sebuah penelitian dari Ernst & Young dan American Quality Foundation, menemukan juga sebagian besar (mayoritas) proyek peningkatan kualitas gagal mencapai hasil yang maksimal. Survey lain menunjukan 2/3 moral karyawan lebih buruk atau tidak berubah sama sekali terhadap perubahan. Juga ditemukan bahwa 60% sikap karyawan terhadap perubahan adalan netral, skeptis dan resistan.

Mengapa orang-orang cenderung takut, tidak suka dan skeptis terhadap perubahan?
• Mereka takut kehilangan sesuatu yang berharga yang selama ini telah didapatkan (takut kehilangan kenyamanan yang diperoleh selama ini)
• Mereka kurang mempercayai pemimpin mereka dan tidak mengerti motif-motifnya
• Mereka tidak melihat potensi keuntungan dari perubahan yang dilakukan
• Mereka kurang memiliki toleransi individu terhadap perubahan (resistensinya sangat tinggi)
• Merasa sudah cukup maksimal pada posisi dan kondisi saat ini.

Disamping faktor manusia, banyaknya kegagalan dari proyek perubahan disebabkan oleh hal-hal tersebut di bawah ini :
• Kurangnya alasan yang menarik dan kuat untuk melakukan perubahan atau kekurangtahuan terhadap keuntungan yang akan diperoleh dari perubahan.
• Kurangnya kejelasan tujuan, disertai kurangnya perencanaan atau persiapan yang cukup
• Kurangnya dukungan dari level tertinggi (top management), kurangnya peran aktif, keterlibatan dan pengawasan para pemimpin di setiap lini.
• Kurangnya proses komunikasi yang baik, yang menimbulkan salah pengertian, kurang lancarnya arus informasi dan menciptakan halangan (barrier) antar pihak yang berkepentingan.
• Kurangnya keterlibatan pihak terkait, terutama pihak yang akan terkena efek perubahan
• Kurangnya konsistensi terhadap tujuan yang akan dicapai dan kurangnya kontrol terhadap waktu penyelesaian.

Melihat kondisi di atas, pemimpin di semua lini harus memainkan peran aktif, menampilkan kemampuan kepemimpinan yang maksimal dan menjadi perencana, penggerak dan pengontrolnya. Pemimpin menjadi kunci untuk memimpin tim dan anggota untuk menyelesaikan proses ini dengan baik dan menjadi jembatan dari cara lama ke cara baru. Perlu disadari pula para pemimpin juga bagian dari karyawan yang pasti memiliki reaksi yang sama tehadap perubahan itu, tetapi dituntut untuk bisa menampilkan perilaku positif dan produktif, seperti membantu yang lain (anggota tim), memberikan pengarahan yang jelas, menjawab pertanyaan dengan baik dan menyediakan jalan atau fasilitas yang diperlukan.

Mereka harus terus berkomunikasi dan mengarahkan, memberikan inspirasi dan motivasi, menjadi model atau contoh perubahan, dan memberikan atau memfasilitasi pelatihan yang diperlukan. Untuk itu, pemimpin harus mengetahui arah perubahan, menyiapkan sumber daya yang diperlukan, menentukan tujuan akhir dan keuntungan yang hendak dicapai, mengantisipasi resiko yang mungkin timbul dan menyiapkan cara mengontrolnya. Untuk memperjelas, maka dapat disimpulkan peranan yang diperlukan dari seorang pemimpin untuk menyukseskan proyek perubahan adalah sebagai berikut :

• Membangun kondisi yang positif dan kondusif untuk mendukung berjalannya proses dengan baik dan sesuai dengan rencana.
• Membangun arah yang jelas pada proyek perubahan bagi tim atau organisasi yang dipimpinnya
• Mengembangkan semangat setiap anggota tim untuk melakukan dan mencapai tujuan perubahan
• Menganalisa dan memberikan kebutuhan yang diperlukan dalam proses perubahan
• Memberikan saran, nasihat dan solusi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada. Mendengar secara aktif terhadap segala hal mengenai perubahan. Secara aktif berarti mendorong orang untuk berperan aktif dan memberikan pendapat tentang proyek yang sedang dilakukan
• Mencari dan mengumpulkan berbagai macam ide dari berbagai sumber dan menggalang komunikasi dengan semua pihak terkait.