Manajemen Perubahan : Perubahan itu perlu!

(Managementfile-Leadership) - Slogan 'perubahan itu perlu !' cukup sering dikumandangkan. Di era modern yang serba dinamis ini, organisasi seperti misalnya sebuah perusahaan berusaha untuk selalu berubah dari waktu ke waktu. Semboyan "today has to be better than yesterday" berusaha untuk ditanamkan ke seluruh jajaran manajemen dan karyawan. Dalam dunia bisnis, perusahaan yang masih resisten atau tidak mampu beradaptasi dengan perubahan, cepat atau lambat pasti akan tergusur dari percaturan kompetisi. Untuk dapat bertahan dalam kompetisi itu, perusahaan harus peka terhadap perubahan, baik di lingkungan eksternal maupun internalnya.

Perubahan yang terjadi dalam sebuah organisasi dapat di dorong baik oleh lingkungan eksternal seperti tingkat persaingan, politik, ekonomi, kekuatan global, demografik, sosial, teknologi dan konsumen atau lingkungan internal seperti pergantian pimpinan, ketersediaan sumber daya internal, dan konflik.

Beberapa jenis perubahan
Jenis perubahan pertama disebut sebagai "localised exploitation" karena wilayah perubahan hanya terjadi di sebuah fungsi atau departemen di dalam organisasi. Dampaknya pun secara langsung hanya akan dinikmati oleh divisi yang bersangkutan, tidak secara signifikan berpengaruh ke seluruh fungsi-fungsi yang ada di perusahaan. Dari segi resiko, perubahan ini dapat secara "aman" dilakukan karena ruang lingkupnya yang terbatas.
Jenis perubahan
kedua yang dikenal dengan istilah "internal integration" merupakan perubahan yang terjadi, dimana tujuan utama adalah untuk melakukan integrasi antar fungsi-fungsi atau departemen departemen yang ada dalam perusahaan. Dalam teori organisasi modern, perusahaan yang ingin berkembang saat ini harus merubah filosofi cara memandang aktivitas internal perusahaan, dari yang berbasis hirarki atau fungsional untuk keperluan manajemen internal, menjadi berbasis proses yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Untuk jenis perubahan "internal integration" ini, manfaat yang didapatkan akan lebih besar dibandingkan dengan "localised exploitation" karena sudah melibatkan beberapa fungsi dalam organisasi. Demikian pula dengan resiko yang dihadapi akan lebih besar, mengingat mengintegrasikan beberapa buah fungsi organisasi yang memiliki karakteristik dan obyektivitas berbeda bukanlah suatu hal yang mudah.

Jenis perubahan berikutnya yang sangat populer saat ini adalah "business process redesign" atau yang lebih dikenal dengan BPR atau "Business Process Reengineering". Teori Michael Hammer dan James Champy, yang digabung dengan kerangka value chain Michael Porter, telah mengilhami perusahaan untuk mengadakan perubahan besar-besaran dan secara mendasar. Karena perusahaan akan melakukan transformasi besar-besaran di sini, maka resiko yang dihadapi juga sangatlah besar.

Karakteristik perubahan yang patut diantisipasi

1. perubahan memerlukan change maker(s). Rata-rata pemimpin yang menciptakan perubahan tidak bekerja sendiri, tetapi ia memiliki keberanian yang luar biasa. Bahkan sebagian besar pemimpin perubahan gugur di usia perjuangannya.

2. Tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan. Sebagian besar orang bahkan hanya melihat realitas tanpa kemampuan melihat masa depan. Sehingga persoalan besar perubahan adalah mengajak orang untuk melihat dan mempercayai apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.

3. Perubahan terjadi setiap saat, karena itu perubahan harus diciptakan setiap saat pula, bukan sekali-sekali. Setiap satu perubahan kecil dilakukan oleh seseorang, maka akan terjadi perubahan-perubahan lainnya.

4. Perubahan menyangkut dua sisi : hard dan soft. Sisi hard menyangkut uang dan teknologi, sedangkan sisi soft menyangkut manusia dan organisasi. Sebagian besar pemimpin hanya fokus pada sisi hard, padahal keberhasilan sangat ditentukan oleh sisi soft.

5. Perubahan membutuhkan waktu, biaya, dan kekuatan. Untuk menaklukkannya perlu kematangan berpikir, kepribadian yang teguh, konsep yang jelas dan sistematis, dilakukan secara bertahap, dan dukungan yang luas.

6. Perubahan membutuhkan upaya-upaya khusus untuk menyentuh nilai-nilai dasar organisasi (corporate culture). Tanpa menyentuh nilai-nilai dasar tersebut, perubahan tidak akan mengubah perilaku dan kebiasaan.

7. Perubahan tidak selalu membawa ke arah yang lebih baik secara instant. Perlu waktu dan pengorbanan untuk mencapai tujuan. Perubahan menimbulkan ekspektasi, dan karenanya ekspektasi yang belum tercapai akan menimbulkan kekecewaan. Sehingga manajemen perubahan harus diimbangi dengan manajemen harapan agar para pengikut dan pendukung perubahan dapat terus membakar energi untuk terlibat dalam proses perubahan itu, walaupun tujuannya meleset atau masih memerlukan waktu untuk dicapai.

8. Perubahan seringkali menakutkan dan menimbulkan rasa ketidaknyamanan. Namun dengan komunikasi dan pendekatan yang baik khususnya dari para pemimpin, hal tersebut akan dapat diantisipasi.

Bagaimana menghadapi perubahan yang mau tidak mau harus kita hadapi ini? Silakan anda simak pada bagian 2 daripada tulisan ini.