Memahami Manajemen Mutu dari Berbagai Pendekatan

(Manajemen - Strategic Management) - Secara umum manajemen mutu adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, Manajemen Mutu Total adalah "suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat." Manajemen Mutu telah digunakan secara luas dalam manufaktur, pendidikan, pemerintahan, dan industri jasa, bahkan program-program luar angkasa dan ilmu pengetahuan NASA.

Banyak orang tidak menyadari bahwa manajemen mutu ternyata merupakan faktor yang sangat menentukan di dalam memperoleh profit yang sebesar-besarnya. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpahaman seseorang mengenai apa dan bagaimana itu manajemen mutu.

Konsep
Konsep manajemen kualitas memiliki 3 pilar utama:
1. Fokus kepada pelanggan (Customer Focus)
2. Peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) - yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan, Do, Check dan Action)
3. Partisipasi menyeluruh dari semua tingkatan SDM (Total Participation)

Model
Model adalah mirip dengan idola/ model-acuan (role model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Mengapa mereka bisa sukses? Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu?

Dalam tatanan manajemen organisasi, kita juga mengenal organisasi-organisasi kelas dunia yang terkenal akan kesuksesannya dan dicoba dibedah dengan berbagai macam buku: Apple, Starbucks, GE, dsb. Konsep benchmarking juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri : Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus; Measurement, Analysis, and Knowledge; Manajemen; Workforce Focus; Process Manajemen; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep "ideal" yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.

Metode
Metode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma .

Kedua konsep ini memiliki ciri yang sama dengan kekuatan dan kelemahannya, ciri yang sama adalah penekanan kepada Plan dalam keduanya.

Siklus PDCA
1.Plan
2.Do
3.Check
4.Action

7 Langkah
1. Topic Selection
2. Understanding the Problem
3. Plan Development
4. Root Cause Analysis
5. Implement Improvement
6. Confirm with Target
7. Standardized Results

Six Sigma
1. Define
2. Measure
3. Analyze
4. Improve
5. Improvement
6. Control

Alat
Alat atau tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data .
Bayangkan anda ingin membuat sebuah lemari kayu langsung dari pohon didekat rumah anda. Anda tentunya merencanakan terlebih dahulu langkah-langkah yang harus dilakukan. Misalnya kita sederhanakan menjadi 3 langkah utama (1) desain lemari kayu (2) mendapatkan bahan dan material setengah jadi (3) merakit lemari kayu. Langkah (1) desain lemari kayu, tentunya anda perlu tahu untuk apa lemari tersebut, sehingga anda bisa saja menggunakan check-sheet, questionnaire, focus group discussion untuk mendapatkan dasar desain lemari kayu tersebut. Anda juga akan butuh meteran, pensil, dsb untuk membuat gambarnya. Langkah (2) anda membutuhkan tali, gergaji, kapak, dsb untuk mendapatkan kayu papan dan bentuk kayu lainnya untuk membuat lemari. Langkah (3) anda butuh palu, kuas dsb untuk menyelesaikan lemari kayu tersebut.

Dengan ilustrasi diatas, dapat kita simpulkan bahwa:
• Alat-alat dapat berdiri sendiri atau akan lebih powerful ketika digabungkan
• Perlu pemilihan alat yang tepat untuk sebuah kebutuhan langkah yang memang dapat membantu kita. Kapak dan Gergaji memiliki fungsi utama yang mirip yaitu memotong, tetapi mana yang lebih efisien dan efektif?

Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira .Milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya. Ada pepatah yang mengatakan: "if you only have a hammer, everything looks like a nail".