If You Fail to Plan, You Plan to Fail

Ilmu manajemen mengajarkan kepada kita salah satu cara mengelola suatu aktivitas atau bisnis dengan baik adalah dengan melakukan perencanaan yang baik. Sebuah rencana yang baik harus mengacu pada tujuan atau objective yang jelas dan tahapan-tahapan pelaksanaan yang jelas, atau yang secara sederhana kita sebut sebagai goal setting.

Dalam sebuah games yang biasa dipakai untuk menghidupkan suasana pelatihan, ada sebuah permainan kelompok dimana satu kelompok harus dapat menuju ke sebuah tujuan dengan melewati lima buah lingkaran (hollahoop) yang masing-masing berjarak sekitar 30 cm. Dalam posisi kaki diikat dengan masing-masing kaki teman di sebelah kiri dan kanan, dalam tempo maksimal 1 menit kelompok yang berjumlah 8 orang itu harus sudah tiba di tujuan. Tidak semua kelompok berhasil, tapi ada yang berhasil. Lalu apa strategi kelompok yang berhasil? Mereka mempelajari situasi, mengatur strategi dan segera berlatih sedapat mungkin selama waktu masih ada. Pada saat bermain, Pemimpin berdiri paling depan dan memberikan aba-aba langkah demi langkah dengan suara nyaring untuk memotivasi dan mengarahkan pada tujuan. Mereka berpelukkan bahu satu dengan yang lain supaya bisa mengatur langkah dengan baik dan tidak jatuh. Alhasil, tibalah mereka dengan selamat dan cepat seluruh tim sampai tujuan dan berteriak penuh kegembiraan. Ini hanya permainan, tapi menginspirasikan bahwa kurang lebih seperti itulah kita menjalankan sebuah kegiatan atau bisnis atau masa depan.

Goal Setting yang SMART
Teori mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan atau goal setting ada empat macam mekanisme yang akan memotivasi tim sampai pada tujuan yakni : (a) harus mampu mengarahkan perhatian; (b) mengatur upaya dan sumber daya; (c) meningkatkan persistensi; dan (d) menunjang strategi-strategi dan rencana-rencana kegiatan. Ada berbagai pendekatan untuk mencapai tujuan, tetapi disini akan dibahas sebuah pendekatan yang sederhana tapi cukup ampuh bila dilaksanakan dengan baik, yaitu pendekatan yang sering disingkat dengan akronim SMART.

1. Specific
Penetapan tujuan harus specific sesuai dengan apa yang ingin dicapai. Padanan katanya adalah Significant,[Stretching, Simple. Artinya dalam menuangkan objective yang akan dicapai harus tergambar jelas dan mudah dipahami tentang apa yang akan dicapai bersama, seperti diilustrasikan oleh permainan holahoop di atas. Sebagai contoh sebuah department store menetapkan untuk meningkatkan sales volume melalui kunjungan customer sebesar 10% dari total sales per bulan.

2. Measurable
Tujuan yang akan kita capai harus terukur, yang paling mudah adalah depat diukur secara kuantitatif baikdalam jumlah (volume) atau rupiah (cost). Padanan kata untuk membantu pengertian adalah Meaningful, Manageable.Sebagai contoh untuk mencapai peningkatan sales volume, jelas akan ditargetkan sebesar 10%, ini dapat diukur dari rata-rata kunjungan customer per hari dan jumlah rupiah yang dibelanjakan. Dapat juga dibandingkan nantinya antara biaya yang dikeluarkan untuk promosi dalam rangka menarik customer datang dan total kenaikan sales yang terjadi.

3. Achievable
Apakah tujuan yang dicanangkan dapat dicapai? Artinya memungkinkan atau tidak untuk diraih dengan kondisi yang dihadapi. Padanan katanya adalah Appropriate, Agreed,Assignable,Action-oriented,Ambitious, Aligned. Untuk contoh di atas maka hal ini dapat dicapai karena berdasarkan hasil survey masih ada potential market, beberapa jenis produk masih bisa diturunkan harganya, dan lokasi store memang cukup strategis dan dilingkungan bussiness area.

4. Realistic
Dapatkah tujuan dicapai dengan sumber daya yang dimiliki? Padanan katanya adalah Relevant, Results-oriented,Rewarding. Artinya dengan kapasitas yang ada baik sumber daya manusia, system, aset, finance mampu didayagunakan untuk mencapai goal tersebut?

5. Time
Kapan tujuan ini direalisasikan dan kapan ditargetkan untuk tercapai? Padanan katanya adalah Time-oriented, Time framed,Timely,Timetabled, Time limited, Trackable. Harus ditetapkan kapan dimuali dan kapan berakhir baik pekerjaan secara keseluruhan maupun breakdownnya ke dalam sub aktivitas. Untuk proyek di atas misalnya akan dilakukan dalam bulan Agustus-September dimana akan terjadi peningkatan pembelian menjelang Lebaran.

Formula tujuan dalam SMART ini hendaknya dikomunikasikan tidak hanya pada level manajemen tetapi sampai pada seluruh karyawan atau anggota organisasi bagi organisasi non profit motive.

“If you fail to plan, you plan to fail...”

Winston Churchill, si ahli strategi dalam Perang Dunia II memiliki sebuah perkataan yang sangat terkenal dan diacu oleh banyak orang yaitu "He who fails to plan is planning to fail". Memang benar, pekerjaan atau cita-cita atau visi sehebat apapun kalau tidak dipersiapkan dengan perencanaan yang matang akan gagal, minimal tidak tercapai target dan keadaan buruknya adalah gagal atau bangkrut.

Seringkali orang atau organisasi lalai dalam hal ini karena merasa terlalu membuang waktu untuk duduk diam menganalisa dan berdiskusi. Tahap ini memang sering diwarnai dengan adu argumentasi, memerlukan data-data penunjang, hasih survei, historical performance organisasi dan sebagainya. Nampaknya rumit dan membuang waktu, tetapi apabila tidak dilakukan akan menhadapi yang lebih rumit lagi dan perlu waktu yang jauh lebih lama untuk mengatasinya.

Jadi, rencanakanlah usaha atau kegiatan bisnis anda dengan baik, ketika anda tidak merencanakannya maka sebenarnya anda sedang menapaki kegagalan.