Siapkah Terima Tantangan Baru di Tahun yang Baru ?

(Chef Motivation) - Memasuki tahun yang baru ini, setiap orang sah-sah saja memiliki resolusi yang ingin dia dapat capai. Berbagai planning sudah dia atur sedemikian rupa agar resolusi itu dapat tercapai.

Seseorang yang mau mencapai sebuah resolusi, sebuah tujuan, kesuksesan adalah seorang yang mau untuk berubah. Mau untuk beranjak dari tempatnya semula. Dengan kemauan dan keberanian, tujuan tersebut dapat dicapai.

Mengapa tujuan, cita-cita itu tidak dapat tercapai ? Ada beberapa sebab :
- karena tidak mengenali kompetensi dirinya sendiri sehingga tidak dapat menghargai dirinya sendiri
- merasa tidak sanggup (sudah kalah sebelum perang)
- tidak mau kerja keras menerima tantangan
- cepat puas atau pasrah

Semua hal di atas hanya akan menghalangi semua cita-cita pengharapan kita kandas.

Melihat seekor kura-kura, dia akan merasa nyaman dalam tempurung rumahnya. Dunianya hanya akan sebesar itu dan tidak akan berubah kondisinya lebih baik jika masih betah berada dalam tempurung itu.

Jadi ingat kisah seekor burung yang mau mendidik anak-anaknya dapat mencari makan sendiri ketika waktunya sudah dirasakan cukup dewasa dan mandiri. Induk burung itu akan memaksa anak-anak itu survive bisa terbang sendiri mencari makan tanpa harus menunggu induknya pergi mencari makan. Ketika beberapa kali didorong untuk terus belajar terbang akhirnya anak-anak burung itu berhasil survive.

Bagaimana dengan kita ? Burung secara alam sudah dilatih untuk bisa survive terhadap alam. Apalagi kita yang diberikan anugerah akal budi sehingga kita lebih bisa survive dan berhasil menjadi lebih baik. Ketika kita menyadari siapa kita, apa saja yang dapat kita lakukan, maka tidak ada yang perlu kita takuti menghadapi hari esok, menghadapi perubahan. Perubahan ke arah yang lebih baik.

Tahun ini berbeda dengan tahun. Yang lalu. Kesuksesan menanti kita ketika kita berlari mendapatkannya. Jangan hanya diam dan menanti tapi harus mengejarnya.

Kita tidak hidup dengan kegagalan kita tapi optimis mencapai hari yang lebih baik.

»»  Baca Selanjutnya...

Good Quality = High Cost?

Persepsi masyarakat pada saat ini mengatakan bahwa untuk menghasilkan produk yang berkualitas membutuhkan biaya yang tinggi. Apakah hal ini dapat diterima? Hal ini bisa dipahami karena adanya beberapa penelitian dari pihak produsen yang menyatakan bahwa biaya berbanding lurus dengan kualitas produk berdasarkan data-data yang diperoleh di lapangan. Persepsi demikian harus dibenahi karena bakalan akan menjadi tumpuan permainan harga. Tetapi kembali kepada pengertian basic concept mengenai bisnis bahwa bisnis selalu berupaya untuk mencapai kondisi seefisien mungkin. Sehingga seperti peribahasa tidak ada rotan akar pun jadi yang digunakan yang kita modifikasi menjadi jika dengan akar mampu menghasilkan kursi berkualitas sama, mengapa mesti menggunakan rotan?

Istilah produk mencakup didalamnya barang dan jasa. Hal tersebut berdampak kepada biaya yang terkandung di dalam produk tidak sekedar biaya produksi melainkan total biaya produk sampai ditangan konsumen untuk dikonsumsi. Ini berarti, efisiensi mesti berlangsung pada proses dari awal proses sampai dengan akhir proses.

Hal ini merupakan salah satu keunggulan efisiensi dimana keunggulan efisiensi demikian tidak lain merupakan suatu komitmen bisnis yang menganut paham manajemen kualitas total. Di setiap lini proses harus diperhatikan dan dievaluasi kualitasnya serta dilakukan perbaikan apabila memerlukan perbaikan. Pokoknya secara total dan menyeluruh. Kualitas diperoleh dengan cara memandang: produktivitas dicapai melalui perbaikan kualitas, kualitas adalah sesuai dengan ketentuan kepuasan konsumen, pengukuran kualitas bersumber dari proses perbaikan terus menerus, kualitas ditentukan oleh desain produk dan pengawasan yang efektif, pengendalian proses dilakukan untuk menghindari produk cacat, kualitas sebagai bagian setiap fungsi daur hidup produk, manajemen bertanggung jawab terhadap kualitas, dan hubungan dengan pemasok bersifat jangka panjang berorientasi kualitas.

Memperbaiki seluruh proses sampainya produk ke tangan konsumen akan meningkatkan homogenitas produk, dan mengurangi pemborosan. Seringkali pemborosan terjadi karena adanya proses perbaikan kualitas produk. Artinya dengan cara memperbaiki proses akan meningkatkan produktivitas, efisiensi dan posisi bersaing, serta menambah kepuasan. Bagi bisnis produk yang berkualitas tidak selamanya mesti disertai biaya besar. Biaya yang kecil atau dengan kata lain kemampuan efisiensi dalam keberadaannya menjadi satu senjata perang harga. Meskipun bisnis mengambil keputusan untuk tidak ikut serta perang harga, secara jelas kemampuan efisiensi tetap memberikan profitabilitas berdasarkan kerenggangan jarak antara biaya dengan harga produk termasuk konsistensi dengan kualitas. Dengan demikian, hubungan antara kualitas dengan biaya dimungkinkan berbanding terbalik.

Apabila perbaikan kualitas secara total tidak dilakukan secara kontinyu, maka akan mengakibatkan hasil (output) produk yang kurang yang pada akhirnya menambah biaya-biaya yang terjadi setelah proses produksi.Jadi bisa disimpulkan bahwa produk yang berkualitas bisa dikatakan juga berbanding lurus dengan biaya yang dikeluarkan apabila perbaikan kualitas secara terus menerus tidak dilaksanakan di dalam sistem produksinya. Sehingga banyak terjadi produk yang cacat atau tidak sesuai dengan standard kualitas yang diinginkan. Akibatnya adalah timbul biaya-biaya yang lain misalnya: biaya perbaikan, biaya repeat production. Dengan adanya tambahan biaya tersebut tentunya akan meningkatkan total biaya produk secara keseluruhan.

Sebagai penutup dapat disimpulkan bahwa yang harus diubah pertama kali sebelum melakukan proses perencanaan produksi adalah persepsi mengenai Kualitas vs biaya. Dimana kualitas produk berbanding terbalik dengan biaya. Yang pelaksanaannya menggunakan pendekatan total quality management. (Chef Krendo)

»»  Baca Selanjutnya...

Memahami Manajemen Mutu dari Berbagai Pendekatan

(Manajemen - Strategic Management) - Secara umum manajemen mutu adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, Manajemen Mutu Total adalah "suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat." Manajemen Mutu telah digunakan secara luas dalam manufaktur, pendidikan, pemerintahan, dan industri jasa, bahkan program-program luar angkasa dan ilmu pengetahuan NASA.

Banyak orang tidak menyadari bahwa manajemen mutu ternyata merupakan faktor yang sangat menentukan di dalam memperoleh profit yang sebesar-besarnya. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpahaman seseorang mengenai apa dan bagaimana itu manajemen mutu.

Konsep
Konsep manajemen kualitas memiliki 3 pilar utama:
1. Fokus kepada pelanggan (Customer Focus)
2. Peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) - yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan, Do, Check dan Action)
3. Partisipasi menyeluruh dari semua tingkatan SDM (Total Participation)

Model
Model adalah mirip dengan idola/ model-acuan (role model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Mengapa mereka bisa sukses? Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu?

Dalam tatanan manajemen organisasi, kita juga mengenal organisasi-organisasi kelas dunia yang terkenal akan kesuksesannya dan dicoba dibedah dengan berbagai macam buku: Apple, Starbucks, GE, dsb. Konsep benchmarking juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri : Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus; Measurement, Analysis, and Knowledge; Manajemen; Workforce Focus; Process Manajemen; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep "ideal" yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.

Metode
Metode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma .

Kedua konsep ini memiliki ciri yang sama dengan kekuatan dan kelemahannya, ciri yang sama adalah penekanan kepada Plan dalam keduanya.

Siklus PDCA
1.Plan
2.Do
3.Check
4.Action

7 Langkah
1. Topic Selection
2. Understanding the Problem
3. Plan Development
4. Root Cause Analysis
5. Implement Improvement
6. Confirm with Target
7. Standardized Results

Six Sigma
1. Define
2. Measure
3. Analyze
4. Improve
5. Improvement
6. Control

Alat
Alat atau tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data .
Bayangkan anda ingin membuat sebuah lemari kayu langsung dari pohon didekat rumah anda. Anda tentunya merencanakan terlebih dahulu langkah-langkah yang harus dilakukan. Misalnya kita sederhanakan menjadi 3 langkah utama (1) desain lemari kayu (2) mendapatkan bahan dan material setengah jadi (3) merakit lemari kayu. Langkah (1) desain lemari kayu, tentunya anda perlu tahu untuk apa lemari tersebut, sehingga anda bisa saja menggunakan check-sheet, questionnaire, focus group discussion untuk mendapatkan dasar desain lemari kayu tersebut. Anda juga akan butuh meteran, pensil, dsb untuk membuat gambarnya. Langkah (2) anda membutuhkan tali, gergaji, kapak, dsb untuk mendapatkan kayu papan dan bentuk kayu lainnya untuk membuat lemari. Langkah (3) anda butuh palu, kuas dsb untuk menyelesaikan lemari kayu tersebut.

Dengan ilustrasi diatas, dapat kita simpulkan bahwa:
• Alat-alat dapat berdiri sendiri atau akan lebih powerful ketika digabungkan
• Perlu pemilihan alat yang tepat untuk sebuah kebutuhan langkah yang memang dapat membantu kita. Kapak dan Gergaji memiliki fungsi utama yang mirip yaitu memotong, tetapi mana yang lebih efisien dan efektif?

Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira .Milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya. Ada pepatah yang mengatakan: "if you only have a hammer, everything looks like a nail".

»»  Baca Selanjutnya...

Manajemen Mutu Terpadu

(Total Quality Control) - Bagian 1

(Management - Quality) Kita sependapat bahwa mutu tidak ditentukan oleh pekerjaan di bengkel atau oleh tehnis pemberi jasa yang bekerja melayani pelanggan akan tetapi ditentukan oleh para manajer senior suatu organisasi yang berkat posisi yang dimilikinya bertanggung jawab kepada pelanggan, karyawan, pemasok dan pemegang saham untuk keberhasilan suatu usaha. Manajer senior ini mengalokasikan implementasi proses manajemen yang memungkinkan perusahaan memenuhi visi dan misi mereka. Dengan mengkombinasikan prinsip-prinsip tentang mutu oleh para ahli dengan pengalaman praktek telah dicapai pengembangan suatu model sederhana akan tetapi sangat efektif untuk mengimplementasikan manajemen mutu terpadu.

Model tersebut terdiri dari komponen-komponen berikut :
Tujuan : Perbaikan terus menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
Prinsip : Fokus pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
Elemen : Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.

Model di atas dibentuk berdasarkan tiga prinsip mutu terpadu yaitu :
• Fokus kepada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
• Fokus pada perbaikan proses kerja untuk memproduksi secara konsisten produk yang dapat diterima.
• Fokus yang memanfaatkan bakat para karyawan.

3 PRINSIP MUTU TERPADU:

1. Fokus pada pelanggan: Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).

2. Perbaikan proses: Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

3. Keterlibatan total: Pendekatan ini dimulai dengan
kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.

Bersambung

»»  Baca Selanjutnya...

Manajemen Mutu Terpadu

(Total Quality Control) - Bagian 2

Elemen pendukung dalam TQM
Elemen-elemen pendukung untuk penerapan manajemen mutu terpadu yang dimaksud adalah :

1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu.
Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat.
Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.

2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan.

3. Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.

4. Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.

5. Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.

6. Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.

Mungkinkah TQM dapat diterapkan di Indonesia? Jawabnya mungkin saja kalau dipenuhi syarat-syarat berikut :
• Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus meneurus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan, sehingga dapat memuaskan para pelanggan.
• Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan dan para pemegang saham.
• Memiliki wawasan jauh kedepan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan.
• Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.
• Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.

Kesimpulan
Menghadapi era globalisasi sekarang ini, setiap perusahaan/organisasi harus mampu menghasilkan produk dengan mutu yang baik, harga lebih murah dan pelayanan yang lebih baik pula dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu semua aspek yang berkaitan produk tersebut yaitu : bahan mentah, karyawan yang terlatih, promosi yang efektif dan pelayanan memuaskan bagi pembeli, sehingga pembeli akan menjadi pelanggan yang setia. Mutu yang tercipta dengan kondisi seperti itulah yang disebut mutu terpadu secara menyeluruh (Total Quality).
Untuk keberhasilan pengembangan mutu di atas, diperlukan juga elemen pendukung seperti : kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan, serta pengukuran. Keberhasilan manajemen Jepang karena negeri ini secara konsekuen melaksanakan prinsip-prinsip mutu terpadu seperti di atas, yang kemudian di contoh oleh Amerika Serikat, Eropa dan negara-negara di Timur Tengah. Di Indonesia menerapkan Manajemen Mutu Terpadu akan berhasil kalau secara konsekuen pula mengikuti prinsip-prinsip dasar mutu terpadu, serta dilengkapi dengan karakteristik bumi Indonesia, seperti budaya, adat-istiadat dan lain sebagainya.

»»  Baca Selanjutnya...